Создание системы управления платежами

Представьте такую ситуацию. Финансовый директор в свой первый рабочий день обнаружил множество неоплаченных счетов. На предприятии нет четкой системы управления платежами. Он не может понять, кому и как платить. Соответствующие документы тоже отсутствуют. Поставщики  требуют немедленно погасить задолженность. Эту ситуацию легко исправить, если упорядочить платежи.

Как построить эффективную систему управления платежами? Сначала оперативно разбираемся с текущими обязательствами во избежание претензий со стороны контрагентов. Чтобы это сделать, нужны сведения о сроках погашения обязательств перед ними. Эта информация есть в договорах, находящихся в бухгалтерии.

 

НАВОДИМ ПОРЯДОК В РЕЕСТРЕ ДОГОВОРОВ

Создаем реестр договоров, и переносим туда все сведения из первичных документов. Это позволит не только осуществлять контроль за сроками оплаты по обязательствам и выполнению поставщиком условий договора, но и послужит основой для создания платежного календаря.

В реестр необходимо занести все ключевые моменты договоров:  дату составления, условия платежей, выполнение обязательств, наличие штрафных санкций. Составить график платежей кредитных и лизинговых договоров. Все эти действия помогут при формировании платежного календаря. При наличии  контрактов с одним лизингодателем - срок платежа по ним одинаков. Для удобства сделайте общую таблицу, используя инструмент «Сводные таблицы» в Excel. Помните о договорах с покупателями. Эти сведения помогут в планировании поступлений денежных средств.

Для упрощения отбора нужных контрактов, заведите отдельный реестр на каждый вид договоров (например, договоры аренды, договоры поставки и пр.).

Эта работа может занять у вас несколько дней, но ее необходимо выполнить. Как только реестр будет готов, считайте, что относительный порядок вы навели. У вас уже есть четкое представление, кому и за что платить. Теперь можно отдавать счета в оплату, не опасаясь, что какие-то платежи будут сделаны раньше срока или вы их пропустите.

 

Выделение ЦФО

Финансовый директор должен четко представлять, какие подразделения инициируют те или иные платежи. Кто несет персональную ответственность за счета, представляемые к оплате, а так же к каким статьям относятся произведенные выплаты.

В системе управления платежами под центром финансовой ответственности (ЦФО) подразумевается подразделение, инициируемое оплату счетов, обоснование ее необходимости и, которое отвечает за своевременное предоставление всех «закрывающих» документов по оплаченным счетам (актов, счетов-фактур, накладных).

Изучив организационную структуру компании и штатное расписание, можно выделить ЦФО. Если в компании, в которую вы пришли работать, такое расписание отсутствует, подумайте, стоит ли работать на таком предприятии.

Выяснить, чем занимается каждое из подразделений, и какие платежи инициирует, можно изучив счета, которые вам приносят на оплату. Собранные сведения желательно структурировать и сделать сводную таблицу.

Не стоит увеличивать количество ЦФО. Объедините в единый центр отделы, которые участвуют в одной технологической цепочке (например, производственные цеха и склад запчастей – в ЦФО «Производство»), генерирующие однотипные платежи (бухгалтерию и финансовый отдел – в ЦФО «Финансы»). В рамках каждого ЦФО определите и назначьте ответственного за платежи. Им может быть руководитель одного из входящих в ЦФО подразделений или руководитель другого подразделения, которого вы назначите. На нем будет лежать ответственность за передачу счетов на оплату и за предоставление «закрывающих» документов. Круг лиц, которым разрешается подавать счета на оплату, максимально ограничьте.

Как распределять платежи по статьям выплат

Статьи выплат легко выделить, на основании представленных к оплате счетов. Основными являются статьи:

  • расходы на приобретение сырья и материалов;
  • заработная плата и социальные отчисления;
  • затраты на обслуживание оборудования;
  • коммерческие расходы;
  • административные платежи;
  • налоги;
  • инвестиции.

Этот перечень ограничьте до 15–20 наименований. При большем количестве затруднительно визуально воспринимать информацию в отчетах.

Необходимо конкретно расписать, как платежи распределяются по статьям выплат. Проинформировать об этом руководителей всех подразделений, во избежание путаницы. Формирование этого списка иногда занимает от двух до пяти рабочих дней, это зависит от уровня детализации информации. В дальнейшем  список ляжет в основу перечня расходов. Со временем вы определитесь, какие статьи убрать, а какие детализировать.

Соответствие по статьям выплат ЦФО

Следующей вашей задачей должно стать определение платежных статей того или иного ЦФО. Их соотнесение дает возможность избежать нецелевого использования денежных средств. Бывают случаи, когда ЦФО генерируют не свойственные им платежи. Например, ЦФО «Транспорт» закупает смазку и запчасти для ЦФО «Производство». Такие перекосы необходимо устранять на уровне генерального директора или вести их раздельный учет.

Увязка происходит на основе анализа существующих счетов каждого ЦФО и организационной структуры предприятия. Финансово-экономическая служба будет отвечать за страховые и лизинговые выплаты, процентные платежи и возврат займов, кредитов, внесение налогов в бюджеты и пр.

Лимиты и коды

Статьям выплат, для последующего учета ЦФО, удобства записи информации, нужно присвоить коды. Например, код 01 это - ЦФО «Администрация», а статья «Арендные платежи» -  код 0101. Надпись на счете «01/0101» будет говорить о том, что по данному счету идет оплата арендных платежей. Их инициатором выступает – ЦФО «Администрация».

Определив статьи выплат и привязав их к ЦФО, необходимо установить лимиты платежей по каждой статье. Основанием будут служить суммы, прошедшие ранее по соответствующим статьям за определенный период времени.

 

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ПРОЦЕДУР ВНУТРИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЛАТЕЖАМИ

Создав «фундамент» системы, начинаем разрабатывать положения, регламенты и правила управления платежами. Система управления подразумевает такие действия: получение счетов от поставщиков, формирование заявок на оплату, утверждение их, определение приоритета платежа, внесение ее в реестр платежей и его утверждение, осуществление платежей и анализ исполнения заявок на оплату.

Какие должны быть документы в системе платежей?

Есть три основных документа, о которых необходимо знать: заявка на оплату, реестр платежей, выписка из расчетного счета.

Заявка на оплату.

Базовый документ, на основании которого формируются все другие документы. Основные реквизиты, которые указываются в заявке: наименование получателя денежных средств, сумма к выплате, предмет оплаты, дата оплаты, основание, ЦФО, статья выплат, приоритет платежа. Заверяет этот документ руководитель ЦФО, он же является и инициатором платежа.

Если в компании не пользуются заявками на оплату, вместо них используются счета от поставщика или служебные записки  менеджеров, в которых содержится все нужная информация.

Очень важно определить приоритеты платежей. Выяснить, какие заявки исполняются в первую очередь, когда имеется недостаток денежных средств.

Например, есть две заявки по статье «Ремонт оборудования». Одна – на закупку запчастей для планового ремонта, который начнется очень скоро. Вторая – на приобретение детали, без которой производство остановится. Естественно, больший приоритет имеет вторая заявка. Эта информация доводится до сведения руководства ЦФО, чтобы не было сомнений о первоочередности оплаты определенных счетов. Желательно еще написать краткую (одна страница формата А4) инструкцию о порядке заполнения заявки на оплату.

Реестр платежей.

В нем содержится перечень заявок, которые необходимо исполнить в определенное время в пределах имеющихся денежных средств (остатки на расчетных счетах или с учетом планируемых поступлений по информации отдела продаж).

Утверждение такого реестра прерогатива генерального директора. Утверждать ли его у главного бухгалтера, зависит от ситуации на предприятии.

Что вы выигрываете в случае утверждения этого документа главным бухгалтером?

1. Минимизируете налоговые риски, т.к. главбух оценивает сделку с точки зрения налогового законодательства.

2. Гарантия качественного сбора первичных документов (актов, счетов-фактур) – при их отсутствии платежи обычно не производятся.

Что вы теряете?

1. Время.

2. Собственную репутацию, в случае неправильного оформления первичных документов.

Выписка с расчетного счета.

Основанием для написания этого документа являются выписки банка. Выписка позволяет производить контроль работы  бухгалтерии по проведению платежей, ведь в ней отражены фактически оплаченные заявки.

 Всю информацию о проведенных банком платежах необходимо своевременно докладывать руководителям ЦФО. При работе в многопользовательских системах проблем обычно не бывает. В других случаях можно разослать соответствующие уведомления электронной почтой.

Платежный календарь

Главная его задача – наглядно представить поступления и отток денежных средств в течение определенного срока. Это позволит спрогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принять меры по их устранению, поможет сработать на перспективу. Например, подготовиться к погашению кредита. При этом часть платежей перенести на более поздний срок. Такой перенос произойдет в организованном порядке по согласованию с руководителем ЦФО.

Платежный календарь можно сформировать как в разрезе статей платежей, так и по поставщикам, это зависит от целей, которые стоят перед финансовой службой. Обычно используется смешанный подход – платежный календарь формируется в разрезе поставщиков, потом информация из него распределяется по статьям.

Документооборот и регламентация

Эффективный документооборот договоров и первичной документации (счетов, счетов-фактур, актов) просто необходим в работе финансового директора и его службы. Если на предприятии нет этой системы, ее необходимо создать. Используйте для этого специальные графики, где укажите, какое подразделение представляет какие документы и сроки их исполнения.

Перед вводом в действие системы управления платежами, необходимо разработать специальные положения и регламенты. Определенные процедуры закрепляются непосредственно в регламентах – «О кодировании платежей», «О порядке оплаты счетов» и других. В положении «О системе управления платежами» отражаются основные понятия и общие положения процесса совершения платежей, определяются его участники, перечисляются основные нормативные документы.


АВТОМАТИЗАЦИЯ И СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЛАТЕЖАМИ

Система платежей требует автоматизации соответствующих бизнес-процессов. Решить подобные задачи вам помогут программы, которых очень много на российском рынке. Они многофункциональны. Привлекательность той или иной программы можно определить по  простоте ее освоения пользователями.

Для крупных, средних и малых предприятий есть приложения, помогающие управлять бизнес-процессами, позволяют получать детализированную управленческую информацию, планировать денежные потоки, контролировать расчеты с кредиторами и дебиторами и пр. 

Еще одна группа приложений – «самоделки». Приложения, разрабатываемые и внедряемые силами самого предприятия, реже – с привлечением сторонних разработчиков. Обычно такие продукты представляют собой рабочую книгу Excel или базу Access. При всей их простоте они работают, дешево стоят, имеют минимальные затраты на внедрение. Так же самодельные приложения легко модернизировать при необходимости. Но у подобных продуктов также есть и минусы: невысокая производительность, слабая защищенность данных, проблемы при многопользовательской работе.

Системы управления платежами, после их внедрения, дают мгновенный результат. Генеральный директор постоянно в курсе, куда расходуются денежные средства, поэтому принимает обоснованные решения. При нехватке денежных средств, паника и растерянность не возникает. Документооборот и процесс оплаты счетов постоянно находится в порядке. Закрепляются  ответственные за правильное оформление заявок на оплату, за наличие сопроводительных и закрывающих документов. Существует постоянная обратная связь с инициаторами платежей. Они перестают дергать бухгалтерию со словами «когда будут оплачены счета», ведь вся информация доступна в режиме реального времени.

Подписаться на рассылку

Ваш E-mail‏ Введите проверочный код с картинки
CAPTCHA