Главная сложность расчета остатка за неиспользованный отпуск при увольнении заключается в том, что в Трудовом Кодексе и прочих нормативных актах не определяется однозначно его порядок. На первый взгляд может показаться, что количество дней неиспользованного отпуска определяется по простой формуле, результатом которой является разница между количеством дней отпуска, фактически заработанных сотрудником, и количеством дней предоставленных в соответствии с Трудовым Кодексом. Однако это не так. Алгоритм расчета количества дней неиспользованного отпуска намного сложнее.

Первое, на что должен обратить внимание кадровик – стаж сотрудника. Вопросов по его расчету не возникает, поскольку однозначно регулируется Трудовым Кодексом.

В соответствии со ст. 121 Трудового Кодекса РФ в стаж работы, который сохраняет за сотрудником право на ежегодный оплачиваемый отпуск, входят следующие дни:

  • дни фактической работы;
  • нерабочие дни, в которые за сотрудником сохранялась должность в соответствии с действующим законодательством, нормативными актами, договором, соглашениями и т. д. (например, праздничные, выходные, отпускные и прочие нерабочие дни);
  • вынужденный прогул при увольнении, осуществляемом с нарушениями, или в результате отстранения от работы;
  • дни, в которые сотрудника могли отстранить от работы по причине отсутствия результатов планового медицинского осмотра (если это имеет место не по вине сотрудника);
  • выходные дни, предоставляемые сотруднику по его просьбе без сохранения заработной платы, если период не превысил 14 дней в течение года.

Но есть и дни, которые не берутся в расчет остатка по неиспользуемому отпуску. Это:

  • дни, когда сотрудник отсутствовал на работе без уважительных причин;
  • отпуск по уходу за ребенком до достижения им установленного действующим законодательством возраста.

Рассчитав стаж, можно определить, сколько дней отпуска полагается сотруднику на момент увольнения. В соответствии со статьей 115 Трудового Кодекса РФ за каждый год стажа работнику полагается 28 календарных дней отпуска. А вот как рассчитать неиспользованный отпуск за неполный отработанный год Трудовой Кодекс не разъясняет. В этих случаях кадровые работники все еще опираются на Правила об очередных и дополнительных отпусках, которые были утверждены НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

В соответствии с пунктом 28 выше указанных Правил, сотрудники, которые на момент увольнения проработали на предприятии не меньше 11 месяцев, вошедшие в стаж, имеют право на полную компенсацию отпуска. В других случаях сотрудникам выплачивается, так называемая, пропорциональная компенсация. Как она рассчитывается?

В соответствии с примерами расчетов, представленными в Правилах, количество отпускных дней, положенных сотруднику на момент увольнения, рассчитывается по формуле: 28 календарных дней положенного оплаченного отпуска делят на 12 месяцев стажа и умножают на количество месяцев отпускного стажа. Если же сотрудник отработал неполное количество месяцев, то при расчете пропорциональной компенсации этот параметр округляется. Причем в пункте 35 определяются правила округления: если излишек составляет менее месяца, то его не берут в расчет; если же излишек составляет полмесяца и более, то количество месяцев округляют до целого числа.

Однако на практике использование данных Правил все же оставляет массу вопросов у специалистов. Например, считается ли 14 календарных дней в феврале половиной месяца?

Еще один распространенный вопрос: «Округлять ли количество дней при расчете компенсации?» В соответствии с письмом Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17 необходимо не пользоваться правилами арифметики, а округлять дни в пользу сотрудника. Однако некоторые расчетчики сходятся во мнении, что при расчете компенсации округление дней надо проводить не до целого числа в пользу сотрудника, а всего до 2 знака после запятой. Так как же правильно рассчитывать?

Ответы на все вопросы расчетчика реализованы в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8, поскольку в основе алгоритма лежат действующие нормативные документы, а спорные ситуации решаются в пользу сотрудников:

  • до целого месяца округляются 15 дней отпускного стажа, независимо от количества дней в месяце;
  • за 11 отработанных месяцев сотруднику начисляется полная компенсация, как за полный отработанный год. Если же сотрудник отработал не полные 11 месяцев, например, 10 месяцев и 16 дней, то количество дней отпускного стажа берется, как 11 месяцев;
  • при расчете пропорциональной компенсации не используется промежуточные округления, округляется только результат.

Помимо этого, в программе реализована настройка учета, позволяющая осуществлять расчет дней компенсации отпуска с округлением до целого. Так как данная методика используется редко, то по умолчанию она в программе отключена.

Если же данную опцию активировать, то количество дней компенсации отпуска округляется всегда в пользу работника согласно правилам, прописанным в письме Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17.

Расчет дней неиспользованного отпуска в 1С: ЗУП 8

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 количество дней за неиспользованный сотрудником отпуск при увольнении рассчитывается автоматически.

После введения документа «Увольнение из организаций» программа осуществляет анализ стажа сотрудника, а также сведения о предоставленных ежегодных отпусках. На основании полученных данный и производится расчет неиспользованных дней.

При этом в отпускной стаж согласно Трудовому Кодексу входят:

  • фактически отработанные дни по трудовому договору, за исключением отпусков по уходу за ребенком до 3 или 6 лет,
  • а также отпусков «за свой счет», не превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года.

Для учета периодов времени, которые не входят в отпускной стаж, в программе осуществляется анализ подсистемы «Состояние сотрудников организаций».

А вот учет по предоставленным сотрудникам ежегодным отпускам в программе 1С: ЗУП 8 осуществляется в регистре «Фактические отпуска организаций». При этом регистрация фактически использованных отпусков в программе может выполняться двумя способами:

  • документами кадрового учета,
  • документами подсистемы учета зарплаты.

Выбрать наиболее оптимальный вариант учета можно в параметрах.

При этом пользователю следует знать следующее: поскольку в подсистеме кадрового учета отсутствуют документы для регистрации компенсационных выплат за неиспользованный отпуск, то их регистрация осуществляется расчетными документами списания.

Если в результате анализа данных и произведенного в соответствии с алгоритмом расчета получается положительный остаток отпуска, то этот период полагается компенсировать. Для этого в документе «Увольнение из организаций», в колонке «Компенсация» присваивается значение «Компенсация». На основании данного документа при формировании документа «Расчет при увольнении сотрудника организаций» будет произведен расчет и начисление компенсации за неиспользованный отпуск.

Если же значение остатка получается отрицательным (это говорит о том, что сотрудник отгулял отпуск, который еще не заработал), то в этом случае сотрудника удерживают задолженность (в колонке «Компенсация» устанавливается значение удержание). При этом при окончательном расчете будет вычислена сумма, которую сотрудник должен выплатить организации.

Рекомендуем также еще статьи по программе 1С: ЗУП 8:

Вы можете получать новые материалы сайта по RSS-каналу или можете подписаться на новости 1С от Информ Актив и получать их еженедельно на Ваш e-mail .