На сегодняшний день многие специалисты по кадровому и бухгалтерскому учету уже успели оценить достоинства использования программы 1С Зарплата и управление персоналом 8, которая позволяет автоматизировать процессы управления данными о сотрудниках фирмы и значительно упрощает кадровый учет, процессы расчета заработной платы и формирования всей необходимой отчетности по налогам и различным взносам, регулируемых действующим законодательством. Если вы только планируете начать использование данного продукта, но боитесь, что в процессе перехода на нее вы потеряете данные учета, или будете вынуждены на длительный срок приостановить работу бухгалтерии, то вы зашли по адресу. Вы предлагаем вам подробную пошаговую инструкцию, которая позволит всего за 3 шага (клика) перейти на использование программой 1С Зарплата и управление персоналом 8 с 1С Зарплата и Кадры 7.7, гарантируя ее корректную работу.

А стоит ли переходить? — Безусловно, стоит. Ведь у 1С ЗУП 8 перед предыдущей версией 7.7 множество преимуществ. Однако, чтобы в полной мере оценить их — нужно приложить некоторые усилия. Среди всего перечня очевидных преимуществ особенно можно выделить следующие:

  • возможность ведения учета для нескольких организаций юридического лица, используя единую информационную базу;
  • четкий механизм категорий и свойств, который позволяет без конфигурирования, любым удобным способом расширять имеющуюся в наличии информацию о работниках фирмы;
  • возможность ведения графика отпусков работников и воинского учета;
  • учет рабочего времени работников (табели);
  • множество встроенных алгоритмов расчета, возможность ввода произвольных формул для начислений и удержаний;
  • возможность произвольно формировать начисление аванса;
  • наличие специализированных механизмов для разделения доступа к данным и высокоэффективных средств защиты персональных данных в базе и многое другое.

Чтобы оперативно и без проблем перейти на 1С ЗУП 8 необходимо всего лишь выполнить несколько несложных действий.

Подготовка к переносу информационной базы

Прежде чем переносить базу данных из 1С Зарплата и Кадры 7.7 в 1С Зарплата и управление персоналом 8 ее необходимо привести в порядок.

Обратите внимание! Чтобы все ваши действия при переносе базы данных были обратимыми, и при неудачном результате все можно было повторить снова, то любые действия над базой данных должны начинаться с создания резервной копии.

Для создания резервной копии базы данных необходимо:

  • запустить программу 1С Зарплата и Кадры 7.7 в режиме «Конфигуратор»,
  • выбрать пункт меню «Админстрирование» — Выгрузить данные.

Система предложит вам сохранить на архив, который лучше назвать так, чтобы потом легко определить его назначение и дату сохранения, после чего необходимо:

  • закрыть отчетный период, по которому осуществляете перенос данных,
  • удалить все документы, имеющие отношение к последующим периодам, и уже занесены. В программу версии 8 их нужно внести заново;
  • внимательно просмотреть справочник «Подразделения». Все подразделения, которые числятся на выделенном балансе в 1С ЗУП 8, называются «Организациями». Если вы хотите, чтобы подразделения 1С Зарплата и Кадры 7.7 (1С ЗиК) в структуре 1С Зарплата и управление персоналом 8 переместились в справочник Подразделения организаций, то следует сначала очистить в справочнике 1С ЗиК реквизит КПП и убрать флажок напротив меню «Обособленное подразделение с выделенным балнсом»;
  • удалить помещенные объекты;
  • в режиме конфигуратор запустите тестирование БД с исправлением ошибок.

На этом этапе переноса базы данных внимательно следите за флажками. В принципе, если есть копия базы данных, то процедуру можно повторить. По окончании данного этапа следует выполнить следующие действия:

  • проверить наличие в каталоге 1С ЗиК файлов V7Plus.dll и V7Plus.als,
  • проверить актуальность релиза программы, а при необходимости его обновить,
  • выйти из базы данных.

Загрузка данных

На данном этапе необходимо выполнить следующие действия:

  • Перед загрузкой данных необходимо убедиться, что программа 1С ЗУП 8 установлена, и конфигурация обновлена до последней версии.
  • Если загрузка данных производится не в чистую базу, а в ту, что уже содержит некоторую информацию, то обязательно проверьте, чтобы не был установлен пункт «Дата запрета редактирования». Не забудьте перед загрузкой сделать резервную копию двух баз данных!
  • Необходимо определить способ переноса данных. Для этого нужно выбрать в меню «Сервис» пункт «Перенос данных» из информационных баз 1С Предприятие 7.7, где выбрать одно из двух: загрузить данные из файла или загрузить данные из информационной базы.
Способы загрузки данных в 1С ЗУП 8

Способ 1. Загрузка данных из информационной базы

Этот способ предпочтительнее, но для его реализации необходимо, чтобы обе базы данных (ЗУП и ЗиК) находились в одной локальной сети. Если это условие не реализуемо, то загрузку данных следует производить вторым способом.

Итак, загрузка данных из информационной базы осуществляется по следующему плану.

Перенос данных в 1С ЗУП 8 из информационных баз
  • Выбрать базу данных 1С ЗиК, которую необходимо перенести. (Сделать резервную копию обязательно!).
  • Определить перед переносом политику взаиморасчетов. Установить флажок напротив пункта «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления», тогда все задолженности по заработной плате перенесутся в новую базу данных с детализацией по месяцам. Если данный пункт не обозначить, то после переноса будет видна только общая сумма.
  • Если вы желаете учесть долги по заработной плате в ЗиК, но не переносить их в 1C ЗУП для прозрачности расчетов, то необходимо поставить флажок напротив пункта «Обнулить перенесенную задолженность по зарплате».
  • Нажать кнопку «Далее». Если база данных использовалась несколькими пользователями, то появится диалоговое окно, где будет предложено выбрать пользователя и ввести пароль.

После выполнения выше описанных шагов начнется перенос данных из ЗиК в ЗУП. Он может занимать достаточно продолжительное время. Если в процессе переноса в базе данных ЗиК будут обнаружены ошибки, то перенос останавливается. В этом случае следует исправить и повторить действия. Когда загрузка данных произойдет, на экране появится сообщение!

Способ 2. Загрузка данных из файла

Перенос данных в 1С ЗУП 8 из файла

Если загрузка данных из информационной базы не возможна, в силу каких-либо обстоятельств, то используется этот способ.

  • В базе данных 1С ЗУП 8 выбрать в меню «Операции» — «Справочники» пункт «Конвертация из информационных баз 1С Предприятия 7.7».
  • Выбрать иконку «Записать файлы конвертации на диск». Файл обработки «Помощник перехода на ЗУП» редакция 2.5 и файл правил для выбранной версии программы лучше сохранить в каталог «ExtForms» в ЗиК, из которой будут выгружаться данные.
  • Запустить ЗиК в режиме «Предприятие».
  • В меню «Сервис» выбирать пункт «Дополнительные возможности» - «Помощник перехода на 1С ЗУП 8». Если в указанном пункте не нашлось указанной обработки, то нужно нажать кнопку «Обновить». Если после этого обработка не появилась — значит, она была сохранена в другом каталоге. Можно запустить ее посредством меню «Файл» - «Открыть», выбрав среди файлов PrB_Wiz.ert.
  • Указывать условия выгрузки данных и имя файла с выгружаемыми данными.
  • После успешной выгрузки данных нужно перейти в 1С ЗУП.
  • В меню «Сервис» выбрать пункт «Перенос данных из информационных баз 1С Предприятие 7.7», после чего выбрать способ «Загрузить данные из файла», указав путь к файлу и его имя.

Когда загрузка завершится, на экране появится сообщение.

Анализ результатов переноса данных

Когда данные из 1С: Предприятие 7.7 перенесены, то следует убедиться, что 1С ЗУП 8 готова к работе. Для этого нужно выполнить следующие действия:

  • Сделать резервную копию базы с перенесенными в нее данными. Для этого следует запустить ЗУП в режиме Конфигуратора, выбрать «Администрирование» и выгрузить базу данных. При этом архиву нужно присвоить понятное имя, чтобы не запутаться в дальнейшем.
  • Поверить справочник «Физические лица» на предмет копий, которые могли создаться в результате переноса данных из нескольких баз. Если обнаружили такое, то соедините данные посредством обработки с диска ИТС ПоискИЗаменаЗначений.epf.
  • Обработать справочник «Сотрудники». Данные об уволенных сотрудниках уберите в архив. Для удобства обработки данных в справочнике установите в меню «Действия» режим «Показывать архив сотрудников». Для перемещения данных об уволенных сотрудниках в архив установить курсор на «уволенном сотруднике», в меню «Действия» справочника выбрать пункт «Поместить сотрудника в архив». Данное действие обратимо, и в случае необходимости можно всегда можно воспользоваться командой «Извлечь сотрудника из архива».
  • Далее нужно заполнить календарь и график работы.
  • В заключение необходимо сверить все сальдо и своды. Проанализировать расхождения. Используя Документ «Корректировка записей регистров накопления», нужно при необходимости внести изменения в регистры «Взаиморасчеты с сотрудниками организаций и НДФЛ».

Таким образом, загрузка данных окончена, и корректная работа 1С ЗУП 8 при соблюдении всех рекомендаций будет обеспечена.