Рассмотрим использование этого бизнес-процесса на практике. Предположим, у нас есть торговая компания, использующая для складского и управленческого учета программный продукт 1С: Управление торговлей 8. Наверное, многие руководители сталкивались в процессе ведения дел на своем предприятии с ситуацией, когда он ставил перед подчиненным задачу, а в назначенный срок оказывалось, что поручение не было выполнено. При выяснении обстоятельств ему приходилось слышать что-то вроде: «Мне не сказали», «Я не понял, что надо делать» и т. п.

Возможны и такие ситуации, когда руководитель сформировал задачу, но, погрязнув в повседневных делах, забыл поручить ее выполнение сотруднику.

В любом случае, забывчивость руководителя или сотрудников к хорошему не приводит.

  • Бизнес становится мало управляемым.
  • Компания теряет клиентов.
  • Не эффективное использование рабочего времени.

Как же наладить бизнес-процессы в компании? Как повысить эффективность управления бизнесом?

В программе 1С: Управление торговлей 8 есть удобный инструмент – бизнес-процесс «Задание», который позволяет осуществлять поручения сотрудникам с последующим контролем их исполнения.

Открыть список заданий можно из панели разделов «Органайзер».

Список задач бизнес-процесса Задание в типовой программе 1С: Управление торговлей 8

В открывшемся списке можно осуществлять отбор заданий по:

  • проверяющим,
  • исполнителям,
  • инициаторам задания.

Таким образом, руководитель может оперативно получить ответы на вопросы:

  • Какие поручения кому он давал?
  • Какие из них уже выполнены?
  • Какие поручения в стадии выполнения?
  • Какие сроки выполнения у каждого поручения? И т. д.

Имея под рукой такую информацию, каждый руководитель получает возможность контролировать работу сотрудников, а также разрешать спорные ситуации по любому прошлому поручению.

Как работать с бизнес-процессом «Задание»?

  • Постановка новой задачи в типовой программе 1С: Управление торговлей 8начинается с введения названия и определения степени важности. Чем выше важность задачи, тем приоритетнее она для сотрудника.
  • Затем необходимо назначить исполнителя и срок выполнения поручения.
  • Далее необходимо составить подробное описание задачи, в которое в последующем при необходимости может заглянуть сотрудник и четко определить, что от него хотят. Если исполнение поручения нужно проверить, то в форме необходимо выставить флажок «Проверить выполнение» и указать сотрудника, на которого возлагается задача по проверке. При этом у назначенного проверяющего в «Органайзере» сформируется задача, к которой, кстати, тоже можно выставить срок исполнения.
  • В конце не забываем нажать кнопку «Старт», после чего наш бизнес-процесс будет запущен, а у исполнителя и проверяющего в текущих задачах появится новое поручение.

Использование списка задач

Таким образом, сам руководитель и все сотрудники в нашей торговой компании имеют в программе 1С: Управление торговлей 8 список задач. Что же следует отметить в его использовании?

  • Просроченные задачи в нем выделяются красным цветом. Таким образом программа подсказывает пользователю, что необходимо сделать в первую очередь, чтобы не получить выговор.
  • Задачи, которые не принятые к исполнению, в списке выделены жирным шрифтом, что позволяет руководителю оперативно получить известие, что его поручение не то что не исполняется, оно даже не дошло до исполнителя.
  • Исполнитель, увидев в своем списке новую задачу, открывает ее и получает два варианта действий: либо принять ее и приступить к исполнению, либо перенаправить другому сотруднику. Соответственно и сотрудник, и руководитель сможет увидеть когда и кем было перенаправлено задание.
  • После того, как сотрудник выполнил порученное ему задание, он должен нажать кнопку «Выполнено», после чего руководителю или проверяющему сотруднику будет направлено соответствующее уведомление.
  • В процессе проверки выполненного задания руководитель может ввести в программе комментарий по результатам или отправить задание сотруднику на доработку. У исполнителя в списке задач появляется новое задание. Если же поручение выполнено безупречно, то руководитель или проверяющий должен нажать кнопку «Выполнено», после чего бизнес-процесс будет считаться завершенным.

Как сформировать задание по объекту?

Многие задачи в торговых компаниях так или иначе связаны с какими-то заказами или сделками. В программе 1С: Управление торговлей 8 для удобства руководителя реализован механизм разделения заданий по предметам. Для этого нужно просто в карточке заказа, соглашения, авансового отчета или любого другого документа ввести на основании новое задание.

В карточки задачи в последующем будет отображена ссылка на документ, к которому относится задание. А вот в документах можно увидеть список всех заданий, выданных на его основании.

Средства контроля для руководителя

Как было отмечено ниже, руководитель сам иногда может забыть о задачах, которые поставил перед своими подчиненными. Однако в программе 1С: Управление торговлей 8 бизнес-процесс «Задание» избавит от проблем, возникающих вследствие забывчивости. Достаточно руководителю открыть отчет «Текущие задачи», и он быстро войдет в курс состояния дел и в случае необходимости оперативно предпримет важные решения.

Помимо этого, руководитель может быстро оценить компетентность и ответственность сотрудников своей компании. В этом ему поможет интересный отчет, который называется «Справка по исполнительной дисциплине». В нем можно посмотреть историю выполнения задач каждым сотрудником, оценить, насколько он справляется со своими обязанностями, а также насколько он ответственен, выполняет ли в срок возложенные поручения.

Заключение

Благодаря бизнес-процессу «Задание» руководитель торговой компании получает удобнейший функциональный инструмент, позволяющий автоматизировать процесс постановки заданий перед сотрудниками и их оценки. Таким образом, программа 1С: Управление торговлей 8 помогает оптимизировать учет в компании и управление сотрудниками, повысив их производительность.

Рекомендуем также еще статьи по программе 1С: Управление торговлей 8:

Вы можете получать новые материалы сайта по RSS-каналу или можете подписаться на новости 1С от Информ Актив и получать их еженедельно на Ваш e-mail .