Что такое свертка информационной базы данных и для чего она нужна?

В процессе свертки информационной базы данных в ней выполняются следующие действия:

  • формируются документы ввода остатков на дату, когда осуществляется свертка;
  • удаляются документы и движения по регистрам, которые были в программе до даты свертки включительно.

Свертка информационной базы данных позволяет:

  • ускорить работу системы;
  • уменьшить размер 1С ИБД.

ВНИМАНИЕ! Перед тем, как приступить к свертке информационной базы необходимо:

  • выполнить предварительную тестовую свертку на копии рабочей 1С ИБД;
  • если тестовая свертка завершилась успешно, только тогда можно приступать к свертке рабочей информационной базы данных, предварительно выполнив ее резервное копирование.

Для свертки информационной базы данных используется обработка для конфигурации 1С: Бухгалтерия 8 (редакция 1.6), которая есть на диске 1С ИТС. Для редакции 2.0 данная обработка не подходит, поскольку в ней нет документа «Корректировка записей регистров». Заказать обработку 1С можно у нас на сайте.

Пошаговая инструкция по свертки базы

  • Сначала необходимо создать резервную копию информационной базы данных. Затем зайти в базу, используя режим 1С: Предприятие, и проверить все ли документы выполнены по закрытию месяца на дату свертки.
  • Далее необходимо сделать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за тот период, за который планируется произвести свертку базы.
  • Используя команду «Открыть» (меню «Файл»), загружаем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.
    • На закладке «Общие настройки» необходимо ввести нижеперечисленные данные.
      • Дата свертки. День необходимо указать до последней секунды, входящей в сворачиваемый период. Например, 30.06.2010 23: 59:59.
      • Количество строк в документах ввода остатков. Этот показатель определяет максимальное количество строк в каждом документе ввода остатков, который будет сформирован обработкой. По умолчанию он будет равен нулю, что означает, что на каждый регистр будет создан документ с неограниченным количеством строк.
    • На закладке «Настройка способа свертки» необходимо указать, какие объекты и за какой период мы хотим свернуть. Тут же можно выбрать один из нескольких режимов свертки:
      • «Не обрабатывать» - свертка не выполняется;
      • «На дату» - сворачиваются только те объекты, дата которых предшествует дате свертки. Если задать параметр «Дата окончания», то обработка свернет те объекты, дата которых предшествует дате окончания. Если же параметр «Дата окончания» не указан, то осуществляется на дату свертки, которая указана на закладке «Общие настройки».
      • «За период» - сворачиваются все объекты, дата которых лежит в заданном интервале времени.
      • «Очистить» - все объекты, дата которых предшествует дате свертки, удаляются. Документы ввода остатков не формируются. Этот режим доступен исключительно для регистров сведений.
    • Также пользователь может заполнить перечень сворачиваемых объектов и режим свертки по умолчанию, нажав кнопку «Заполнить настройки по умолчанию», что подразумевает установку следующих параметров:

      Настройка обработки Свертка базы 2.0 для свертки базы данных программы 1С: Бухгалтерия 8 (редакция 2.0)

      • Для всех документов, регистров и бухгалтерии выставляется режим свертки «На дату».
      • Для периодических регистров сведений, для которых не является регистратором документ «Корректировка записей регистров», определяется режим свертки «Не обрабатывать», а для остальных регистров – режим «На дату».
      • Для непериодических регистров сведений по умолчанию ставится режим свертки «Не обрабатывать».
      • Помимо этого, все настройки можно сохранить, выгрузить в файл и загрузить в обработку. Для этого используются кнопки «Выгрузить в XML» и «Загрузить из XML».
    • На закладке «Документы ввода остатков» формируются документы ввода остатков по бухгалтерии, регистрам накопления, сведениям. Они создаются следующей секундой после даты свертки. В нашем примере дата свертки 30.06.2010 23:59:59, значит документы ввода остатков по вышеобозначенным объектам будут созданы 01.07.2010 00:00:00. Документами ввода остатков служат документы программы «Корректировка записей регистров» и «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Формируются они с отключенными движениями и содержат комментарий в виде текста «Сформирован обработкой свертки базы». Для каждого счета (регистра) формируется отдельный документ ввода остатков.
  • Свертка базы осуществляется после нажатия соответствующей кнопки на нижней панели, в процессе чего выполняется удаление объектов за указанный в обработке период. Следует отметить, что выполнение процесса может длиться достаточно долго. После проведения свертки 1С ИБД корректировать и перепроводить документы за свороченный период ни в коем случае нельзя.
    Также нельзя не сказать, что если в процессе свертки имели место ошибки, из-за которых удаление объектов было прервано или выполнено не полностью, то это может привести к тому, что по некоторым регистрам итоги будут отключены. Этот факт в свою очередь делает невозможным получение итогов по некоторым регистрам. Просмотреть перечень регистров, по которым итоги отключены, можно на закладке «Регистры с отключенными итогами». Здесь же при необходимости можно включить итоги.
    Если процесс свертки прерывался в силу каких-либо причин, то перечень документов ввода остатков всегда можно восстановить, используя кнопку «Заполнить список» на закладке «Документы ввода остатков», указав интервал дат.
  • Последний этап — удаление помеченных объектов. Его можно осуществлять, если все выше описанные этапы свертки успешно завершились.
    • В меню «Операции» нужно выбрать команду «Удаление помеченных объектов».
    • В верхней части окна содержится диалог с перечнем обнаруженных в 1С ИБД объектов, помеченных на удаление. Любой из них пользователь может открыть и просмотреть. С использованием пометок пользователь также может определить, какие объекты необходимо проверить на возможность удаления. Определить, есть ли ссылки на удаляемые объекты, поможет кнопка «Контроль». Тщательно проверив объекты для удаления, и не выявив ошибок, нужно запустить процесс удаления объектов, нажав кнопку «Удалить».

По окончанию свертки базы необходимо убедиться, что все прошло правильно. Для этого открываем Оборотно-сальдовую ведомость и сравниваем ее с той, которую сохранили до выполнения свертки. Если они идентичные, то свертка базы выполнена корректно.

Рекомендуем еще статьи про 1С: Бухгалтерию 8:

Вы можете получать новые материалы сайта по RSS-каналу или можете подписаться на новости 1С от Информ Актив и получать их еженедельно на Ваш e-mail .